Концепция по организации и проведению торжественных мероприятий

Жизнь любого человека неразрывно связана с какими-то значимыми событиями (будь-то общегосударственного характера или же личного). Даты могут сопровождаться мероприятиями, проводимыми в домашних условиях, в ресторанах, кафе. При этом человек за свою жизнь успевает  сыграть роль как гостя, так и организатора, и не единожды.

В наш век существует огромное количество организаций, предоставляющих услуги по проведению и организации праздничных мероприятий, но не каждый сможет позволить себе воспользоваться их услугами, ведь это удовольствие не из дешевых. Поэтому многие предпочитают организовать и провести праздник своими силами.

Что же  следует учитывать?

Подготовка к событию

Подготовка к какому-либо торжеству, будь то корпоратив, свадьба, юбилей или просто день рождения, приносит не только радость, но и требует много сил и умения.

Создание атмосферы праздника – задача не из простых. Прежде всего, нужно определиться с датой предстоящего мероприятия и местом его проведения.

Для выбора дня торжества необходимо учитывать возможности приглашенных, поэтому лучше назначить дату празднования на выходные, чтобы гостям удалось прийти на мероприятие. Если планируется корпоративный праздник к общепринятым датам (Новый год, 8 Марта и др.), о его проведении следует предупредить заранее, ведь предпраздничные дни наполнены разнообразными событиями, и у коллег могут быть уже свои планы на какой-то из дней.

Выбор меню

В первую очередь, выбор блюд для праздника будет зависеть от формата проведения.
Если это банкет, то и меню должно включать в себя разнообразные закуски, горячие блюда, салаты, мясную и сырную нарезки.

Если будет организован фуршет, то блюда должны быть порционными, небольшими, т.е. такими, которые легко будет взять на тарелку и съесть буквально за 2 раза. Меню включает в себя и закуски, и нарезку, и фруктовую, овощную тарелки, десерты.

Следует заранее оговорить с администрацией заведения, очередность подачи блюд.

Если планируется выездное мероприятие, то для подготовки меню можно задействовать кейтеринговое агентство, которое и меню разработает, и приготовит, и обслужит гостей на выезде.

Оформление зала

Немаловажную роль в проведении праздника играет оформление зала.

Сейчас в продаже имеется изобилие украшений – это цветы, гирлянды, воздушные шары, различные фигуры из них.

Декор зала будет зависеть от ряда условий:
– самого события (свадьба, корпоратив, юбилей и др.);
– тематики события (если решено отпраздновать торжество в каком-то определенном стиле или с узкой тематической направляющей);
– возраст преимущественного количества гостей;
– финансовых возможностей.

Составление сценария

Для гармоничного проведения торжества следует учитывать ряд нюансов. Встреча гостей, распределение мест, последовательность исполнения номеров, завершение мероприятия – это все необходимо подробно продумать, ради сохранения созданной праздничной атмосферы.

Заранее следует составить порядок действий, все должно быть под контролем. Нужно разработать сценарий и придерживаться его, чтобы избежать неразберихи и суматохи. Возможны и отклонения от сценария, но, в этом случае, нужно знать, чем и как развлечь гостей.

Для чего же необходимы развлекательные мероприятия, например, на корпоративном вечере или дне рождения? Во-первых, происходит сближение присутствующих гостей, а это очень значимый момент. Во-вторых, чтобы приглашенные не скучали во время праздника.

Поэтому не следует оставлять их надолго без развлечений, нужно вовремя задействовать гостей в конкурсах, играх, танцах. Проявлять внимание стоит по возможности каждому из гостей.

В идеале, для значимых событий (корпоратив, свадьба, юбилей) следует задействовать ведущего. Он и проведет праздник умело, и сам организатор не будет отвлекаться на ведение конкурсов и игр. На небольших домашних праздниках можно обойтись своими силами.

Памятные подарки

Сейчас вручение памятных подарков и сувениров после проведения торжества уже становится традицией. Выбор презентов зависит от самого мероприятия и от его тематики.

Например, после корпоратива (или во время него) сотрудникам можно вручить оригинальные бизнес-подарки: канцтовары с логотипами фирмы, футболки с брендовым слоганом или логотипом, различные сувениры-антистрессы. Можно организовать вручение грамот со смешными напутствиями и благодарностями.

Подарками гостям на свадьбе могут быть коробочки со сладостями, именные шоколадки, магниты-фотографии.

Детский праздник можно завершить подарками в виде разнообразных сладостей (конфет, медовых пряников с глазурью, пирожных), сувениров – оригинальных ручек, мини-игр, наклеек и пр.

Самостоятельно организовать и провести любое праздничное мероприятие, о котором останутся незабываемые впечатления гостей, реально, если подойти ко всему с вниманием и серьезностью.